Dokumentbevakning SBF – Allmänna avtalsvillkor

1. Allmänt

Dessa allmänna villkor reglerar avtalsförhållandet mellan Uppdragstagaren och Depåinnehavaren avseende åtagandet att bevaka och i förekommande fall förvara dokument som tillhör Depåinne-havaren. Avtal skall anses ha träffats i och med att Depåinnehavaren undertecknat det avtal till vilket dessa villkor, som utgör en integrerad del i parternas avtalsförhållande, bifogats.

Depåinnehavaren har i samband med avtalets ingående tagit del av dessa villkor.

2. Uppdragstagarens åtagande och ansvar

Uppdragstagaren åtar sig att i Depåinnehavarens personnummer bevaka inskannade dokument som hämtas fram vid dödsfall enl pkt 7 i dessa villkor. Den digitala depån administreras genom ett dokumentbevakningssystem. Vid förvaring av fysiska handlingar hos Uppdragstagaren bevakas även dessa enligt villkoren i detta avtal.

Uppdragstagarens åtagande inträder efter det att dokument mottagits och kvitterats av Uppdrags-tagaren. Förvaring och bevakning sker fram till dess att Depåinnehavaren säger upp avtalet eller avlider.

Uppdragstagaren ansvarar för att dokument förvaras så att risken för skada minimeras. Skulle trots detta ekonomisk skada ändå uppkomma gäller Konsumenttjänstlag (1985:716).

Ersättning för skada omfattar ej förlust i näringsverksamhet.

Uppdragstagarens åtagande omfattar inte att kontrollera huruvida Depåinnehavaren är avliden om Depåinnehavaren vid tidpunkten för dödsfallet inte är folkbokförd i Sverige.

Uppdragstagaren ansvarar ej för att de förordnanden, önskemål eller instruktioner som Depåinne-havaren kan ha angivit i dokumentet kan tillgodoses.

3. Depåinnehavarens ansvar

Depåinnehavaren ansvarar ensam för innehållet i dokument som överlämnas till Uppdragstagaren samt dokumentens fysiska skick.

Depåinnehavaren ansvarar ensam gentemot sina anhöriga eller annan att upplysa om att dokument överlämnats till Uppdragstagaren för förvaring.

Depåinnehavaren ska vid varje kontakt med Uppdragsgivaren gällande sin depå kunna uppvisa giltig legitimation.

4. Uppsägning av avtalet från Depåinnehavarens sida m.m.

Vill Depåinnehavaren under sin livstid avsluta sina bevakningar enligt detta avtal skall giltig legitimation uppvisas samt skall begäran om uppsägning av avtalet göras skriftligen på av Uppdragstagaren tillhandahållen utkvitteringshandling. Uppdragstagaren är skyldig att inom 14 dagar tillhandahålla Depåinnehavaren samtliga förvarade dokument sedan giltig uppsägning har mottagits. Inskannade dokument raderas.

Om Depåinnehavaren, utan att samtidigt säga upp avtalet till avslut, vill hämta ut dokument skall denne underteckna en utkvitteringshandling som tillhandahålls av Uppdragstagaren och skall därefter Depåinnehavaren erhålla begärda dokument inom 14 dagar, varvid denne skall erkänna mottagna dokument genom ett skriftligt mottagningsbevis.

Har depåinnehavaren hämtat ut samtliga dokument ur depån och återkommer han inte därefter med dokument till förvaring/bevakning inom 60 dagar från mottagningsbevisets datering skall depån och bevakningen anses uppsagd och gäller i övrigt vad i första stycket ovan anges.

Om Depåinnehavaren gör ändring i dokument som hämtats ut och som återläggs i pågående depå, skall Uppdragsgivaren skanna in det förändrade dokumentet och radera det tidigare inskannade dokumentet. Det åligger Depåinnehavaren att upplysa Uppdragstagaren om att förändring gjorts i uthämtat dokument.

Vid uppsägning resp. utkvittering av delade dokument är huvudregeln att samtliga medparter skall underteckna utkvitteringshandlingen. Om en part oaktat därav oberoende av övriga medparter säger upp avtalet, har den uppsägande parten informationsplikt gentemot dessa parter. Uppdragstagaren har vid delade dokument inget ansvar i förhållande till olika Depåinnehavares inbördes rättsliga förhållanden.

Framtidsfullmakt i original får lämnas ut till fullmaktsgivare eller angiven fullmaktshavare mot uppvisande av giltig legitimation.

I det fall Depåinnehavaren på grund av avsaknad av rättlig handlingsförmåga inte är förmögen att föranstalta om rättsliga dispositioner erfordras intyg av förordnad god man/framtidsfullmaktshavare för att depå skall kunna sägas upp eller dokument lämnas ut. Kopia av dokument får under angivna förutsättningar alltid lämnas ut till nära anhörig/god man eller mot uppvisande av giltig framtidsfullmakt.

5. Sekretess

Uppdragstagaren förbinder sig att behandla avtalet samt emottagna dokument konfidentiellt under
Depåinnehavarens livstid och att gentemot utomstående iakttaga tystnadsplikt.

De personuppgifter som Depåinnehavaren lämnar till Uppdragstagaren behandlas enligt dataskydds-
förordningen och lagras i en databas, varvid det sker en behandling både manuellt och automatiskt av
Uppdragstagaren endast i syfte att genomföra Uppdragstagarens åtagande enligt detta avtal.

6. Avgifter

Depåinnehavaren skall betala en engångsavgift för förvaring och bevakning i depå. För förvaring och bevakning av fler än 10 dokument tillkommer en ytterligare engångsavgift.

Om Depåinnehavaren säger upp avtalet återbetalas ingen del av avgiften.

Om depå avslutats enligt pkt 4 ovan och lägger därefter Depåinnehavaren in dokument för förvaring/bevakning anses nytt avtal tecknat med åtföljande krav om betalning av engångsavgift.

Uppdragstagaren äger rätt att ta ut en avgift per hanteringstillfälle avseende dokument, enligt vid var tid gällande prislista.

När depåinnehavaren avlider äger Uppdragstagaren rätt att ta ut en administrationsavgift på 1% av gällande prisbasbelopp för att lämna ut förvarade dokument och avsluta depån.

7. Uppdragstagarens åtgärder när Depåinnehavaren avlider

Livsarkiv

Livsarkiv eller annat dokument som enbart beskriver önskemål kring begravningen lämnas ut till dödsboets företrädda beställare av begravning. En giltig framtidsfullmakt gäller därvid alltid som behörighetshandling.

Testamente

Testamente i original lämnas i första hand ut till förordnad boutredningsman/testamentsexekutor och i andra han till av Depåinnehavaren namngiven mottagare. Om inte någon av ovanstående mottagare finns kan testamente lämnas ut till legal arvinge, universell testamentstagare eller legatarie som gynnas av testamentet.

Föreligger enligt ovan sagda ingen behörig att mottaga testamentet lämnas originalet ut till namngiven bouppteckningsförrättare, som ska företräda ett företag, sedan bouppteckningen registrerats av Skatteverket. Huvudregeln är att dödsboet alltid per post ska tillsändas en vidimerad kopia av testamentet. Om testamentet inte har någon känd behörig mottagare och ingen har gjort anspråk på det samma inom 3 månader från Depåinnehavarens död, skickas en vidimerad kopia därav till Skatteverket.

Avtal och övriga dokument

Avtal och övriga dokument utlämnas i original till förordnad boutredningsman/testamentsexekutor eller någon som annars har dödsboets uppdrag att förrätta bouppteckningen. Om sådan inte finns kan dokument i original lämnas ut till uppgiven mottagare mot uppvisande av intyg från samtliga dödsbodelägare.

Kopior av dokument får Uppdragstagaren lämna ut till företrädare för den avlidnes dödsbo.

Tillhandahållande av sådant dokument skall ske inom 14 dagar från det att Uppdragstagaren
erhållit information om dödsfallet via Skatteverket.

8. Ändring av avtalet

Vid ändringar i avtalet som förändrar Uppdragstagarens åtagande skall Depåinnehavaren skriftligen informeras under den adress som Depåinnehavaren senast meddelat Uppdragstagaren. Ändringar i Uppdragstagarens åtagande träder i kraft 90 dagar efter det att information härom avsändes till Depåinnehavaren.

Om depå av någon orsak flyttas till annan Uppdragstagare som omfattas av dessa Allmänna avtalsvillkor ska Depåinnehavaren informeras. Det ursprungliga avtalet fortsätter att gälla såvida Uppdragstagaren inte väljer att teckna nytt avtal.

9. Avtalets upphörande

Avtalet upphör att gälla när Depåinnehavaren säger upp avtalet enligt pkt 4 samt enligt pkt 7 när
Depåinnehavaren avlidit och samtliga dokument är utlämnade.

Handling som styrker avtalets upphörande sparas digitalt i 10 år.